حسابداری
حسابداری کل

عوامل مؤثر بر سودمندی سيستم اطلاعاتي حسابداري

چكيده

    بسیاری از سيستم ها­ی اطلاعاتی حسابداری در مراحل طراحی اوليه، تكميل و يا توسعه ممكن است جز سيستم هاي نا­موفق طبقه بندي شوند .زیرا،  عوامل زيادي بر سودمندی این سيستم­ها ( شكست يا موفقيت ) مؤثر است كه در این مقاله تعدادي از آنها از جمله نقش مديران ارشد ، منابع مالي ، كميته­ی راهبری، طرح اولیه ، مشارکت کاربران، نگرش مثبت آنان و عامل فنی بر­رسی شده­اند.

نتایج بر­رسی نشان می­دهد مشارکت مديران ارشد ، کاربران،  نگرش مثبت آنان به سيستم، منابع مالي ، وجود کمیته­های راهبری، طرح اولیه و عامل فنی تاثیر بسزایی در سودمندی سيستم ها­ی اطلاعاتی حسابداری دارند.

واژه ها كليدی : کمیته راهبری، مشاركت كاربران ، سيستم اطلاعاتي حسابداري،  مديران ارشد، طرح اولیه.

1. مقدمه

    عوامل بسيار زيادي بر عملكرد سيستم اطلاعاتي حسابداري تأثير مي گذارند ، اما بررسي همه­ي عوامل مزبور بسيار دشوار است.  بنابراين، در اين مقاله تنها  عواملي كه مهم به نظر مي رسيدند،­   به طور جداگانه بررسی و مورد توجه قرار گرفته­اند. معمولاً در تحقيقات انجام شده به يك يا حداكثر دو عامل توجه شده است به همین دلیل، نتایج آنان معمولاً متضاد بوده است. اما در اين مقاله عوامل بیشتری مورد بررسي قرار گرفته است. عوامل مورد بررسی عبارتند از: نقش مديران ارشد، ایجاد كميته­ی راهبری، طرح اولیه، طراحی و توسعه­ی برنامه­ی اولیه، منابع مالي، مشارکت کاربران در طراحی سیستم، نگرش مثبت کاربران به سیستم اطلاعاتی و عامل فنی، به تفضیل مورد بحث قرار می­گیرند.

1) مديران ارشد نقش

    مديران ارشد و مديران سيستم اطلاعاتي اشتياق زيادي براي بهتر كردن مديريت سيستم اطلاعاتي و توسعه ي آن دارند . هر چند كه مشكلات طراحي و تكميل سيستم اطلاعاتي جامع و منسجم براي شركتهاي بزرگ در ابتدا بيشتر مشكلات مديريتي است تا مشكلات فني ، اما اطلاعات كمي راجع به نقش مديران در توسعه ي سيستم اطلاعاتي و يا مشاركت مديران ارشد در توسعه چنين سيستمي وجود دارد (1985، دال ، ص 17).

     مديريت سيستم اطلاعاتي شامل توجه به سيستم اطلاعاتي به عنوان يك ضرورت در دنياي تجارت، مديريت منابع اطلاعاتي توسط كميته­ي راهبری، طراحي برنامه­ی توسعه براي عملكرد بهتر سيستم اطلاعاتي ، تجزيه و تحليل پروژه هاي بالقوه­ی سیستم اطلاعاتي و به تازگی توجه بيشتر به اين موضوع است كه چگونه مديران پردازش داده ها در رويكرد مديريتی خود يك نقش مهمی براي حل مشكلات بخش­هاي مختلف سيستم اطلاعاتي ايفا مي كنند.

    مفاهيم مشاركت مديران ارشد در طراحی سيستم اطلاعاتي و خود تجارت ، مفاهيم جديدي نيستند، بلكه، درک چگونگی بکارگیری اين مفاهيم در جنبه هاي منحصر به فرد محيط سيستم اطلاعاتي، زمان شروع طراحی سیستم و توسعه آن، مهم است. ممكن است اين سؤال مطرح شود كه چه چيزي در محيط متغیر سيستم اطلاعاتي، از مديريت ارشد پذيرفته مي شود ؟ طبیعی است كه مديريت ارشد به جاي توجه كردن به نرم افزار، سخت افزاري یا تكنيك­هاي مهارتي ، بايد به تمام اجزاي دستورالعمل توسعه­ی سيستم توجه كند.

    در مجموع، مديران ارشد مسئول فراهم كردن بستر لازم براي فعاليت هاي سيستم هاي اطلاعاتي هستند . مشاركت مديران ارشد يك عامل مهم در موفقيت سيستم اطلاعاتي است   (1985 ، دال )

    مديران ارشد برای فراهم کردن بستر لازم باید فعالیت­های زیر را انجام ادهند:

—يك كميته ي راهبری از مديران فعال بايد تشکیل دهند ضمن این كه بايد مكانيزمي براي سياست­گذاری و تعیین استراتژي هاي تصميم گيري در محيط سيستم اطلاعاتي  ايجاد کنند.

—از برنامه نویسان سيستم اطلاعاتي بخواهند تا يك برنامه­ي كامل و جامع را طراحی کرده و براي آنان مشخص كند كه چه جاهايي از سيستم نياز به توسعه دارد ، الان سيستم در چه وضعي قراردارد ، هدف اين سيستم اطلاعاتي چيست (يعني به كجا مي خواهد برود و چقدر براي رسيدن به اين هدف هزينه لازم است ). در نهايت، مدیران با داشتن چنين برنامه­ی زماني توسعه، بايد براي پوشش دادن تمام فعاليت هاي سازمان و هماهنگ كردن آنها براي توسعه­ی سیستم، بطور جدي تلاش كنند.

—كار مداوم با مديران سيستم اطلاعاتي براي توسعه­ی سیسیتم ، ایجاد يك اعتماد و توافق متقابل در زمینه­ی حفاظت از منابع اطلاعاتی و انتخاب پروزه­های توسعه سیستم توافق متقابل بر روي يك طرح از پيش تعيين شده ( اوليه ) ، نه تنها آن را توسعه مي دهد، بلكه عملي شدن و فعال شدن آن را نيز بيشتر مي­كند.

—اگر ، مديران ارشد يك تعهد بلند مدت براي فعاليت های توسعه­ی سیستم داشته باشند، تلاشها براي توسعه­ی سيستم اطلاعاتي بيشتر خواهد شد بنابراين، داشتن تعهد وتوافق متقابل بايد بر مبناي طرح اولیه باشد.

—بايد به نگراني هاي عمده­ي مديران سيستم اطلاعاتي توجه كنند. همچنين، باید مانع از برنامه ريزي كه تشريفات بودجه بندي را افزايش مي دهند، شوند.

—بايد در سياست گذاري هاي توسعه ي پروژه ، مديريت كاربر را قبل از شروع برنامه ريزي تضمين كنند و مشاركت كاربر را در فرآيند توسعه­ی سیستم مديريت كنند و مشاركت آنان را در فرآيند توسعه قابل فهم و آسان كنند (دال ، 1985 ، صص . 29ـ30 ).

 

2 ) ايجاد كميته­ی راهبری

    كميته­ی راهبری در حقيقت يك رابط بين مديران ارشد و مديريت سيستم اطلاعاتي است و به عنوان مكانيزمی براي راهنمايي مديران ارشد در شكل دادن به استراتژيها و سياست گذاري­ها براي تعیین عملكرد سيستم اطلاعاتي عمل مي­كند.

   این اعتقاد قوی وجود دارد که هر چه  شركت موفق تر باشد به معني افزايش نقش كميته راهبری است. به بیان دیگر، هرچه نقش كميته­ي راهبری بيشتر باشد، شركت ها موفق­ترخواهند بود.

 بخشی از وظایف كميته مزبور به شرح زیر است :

—ملاقات متعدد با مديران ارشد و مديران سيستم اطلاعاتي

—تعيين چگونگي توسعه­ی سيستم اطلاعاتي برای تأمين اهداف سيستم اطلاعاتی

 —شناسایی مشکلات بخش­های مختلف بنگاه اقتصادی ( كنترل موجودي، بازاريابي، كنترل محصول).

—تصميم گيري در مورد نیاز فعلی و آینده­ی بنگاه اقتصادی به سیستم رایانه­یی.

—تصميم گيري در مورد راه اندازي پروژه های راکد يا تصميم گيري درباره چگونگي توسعه­ی و نگهداري منابع براي تخصيص آن بين پروژه های سیستم اطلاعاتی.

3) طرح اولیه

    تجربه نشان داده است شركت هایي در عرصه رقابتی تجارت موفق هستند كه طرح اولیه­ای برای طراحی سیستم خود دارند. اين نقشه ها وطرح­های اولیه يك برنامه جامع از فرايند توسعه­ی سيستم اطلاعاتي است كه اولاً، همه­ی فعاليت هاي يك بنگاه تجاري را در بر مي گيرند. ثانياً، روابط بين سيستم ها را تعيين کرده و هماهنگ مي كنند . هدف اين طرح كمك به مديريت براي درك بهتر فعاليت ها ي توسعه­ی سيستم  و میزان هزینه­های آن است.

    مديران موفق سيستم­های اطلاعاتي بيشتر بر برنامه هاي كلان ( اطمینان از انجام کار صحیح) متمرکز می شوند تا برنامه هاي خرد (اطمینان از درست بودن شیوه­ی انجام کار ). اما، در     شركت هايي كه زياد موفق نيستند، بيشتر به بودجه يا طرح هاي تكنيكي توجه مي شود . بودجه به جای ایجاد اطمینان از درست وصحیح بودن انجام فعالیت ها، يك نقشه است كه منابع مورد نياز یک پروژه را تشريح مي­كند. همچنين، طرح هاي فنی، صرفاً سيستم­های تكنيكي را پیشنهاد می­کنند و به ماهیت بنگاه تجاري توجه نمي­كنند (دال ،1985صص .20-22 ؛جانگ مين چو، 1996، صص. 215-220، نولان، 1988، صص. 72-73و 76 ) .

4) طراحی و­توسعه­ی برنامه­ی اوليه

    شايد بيشترين تأثير نقش مديران ارشد، كار با مديران سيستم اطلاعاتي براي رسيدن به يك توافق متقابل در مورد برنامه هاي اوليه براي انتخاب پروژه های توسعه­ی سیستم است. در     شركت هاي موفق بين مديران ارشد و مديران سيستم اطلاعاتي براي توسعه­ی سیستم يك توافق متقابل وجود ندارد. در يك سيستم، ابتدا مديران درباره­ی ضوابط  ضروری تصمیم­گیری درباره فعالیت­های مورد نیاز براي توسعه­ی سيستم اطلاعاتي، توافق مي­كنند. سپس، مديران ارشد و مديران سيستم اطلاعاتي مشكلاتي را كه با آن مواجه  هستند، از طريق هماهنگي با همديگر بهتر حل مي كنند و در نهايت، این اطمینان برای مدیریت ارشد بوجود می آید که برای اهداف بلند مدت برنامه ریزی کند. زماني كه مديران ارشد و مديران سيستم اطلاعاتي به يك توافق براي توسعه سيستم رسيدند، بخش سيستم اطلاعاتي بوسيله هر گروه مورد بازنگري قرار مي­گيرد تا به پايين ترين سطح سيستم كه به توسعه نياز دارد، توجه شود و هم جاهايي كه جريان هاي اطلاعاتي   (مانند دستور ثبت قبل از صورتحساب ) وجود دارد،  به درستی مديريت شود (دال ، 1985، ص . 22-24 ) .

 

 

5)مابع مالی                                                                                                     

    تعهدات مالي يك مكانيزم كليدي براي مديران ارشد است. توسعه­ی مؤثر سيستم اطلاعاتي به منابع مالي و تعهدات مالي بلند مدت برای خرید نرم افزار، سخت افزار و گروه حرفه اي نياز دارد. شركت هاي موفق براي فعاليت هاي توسعه­ی سیستم اطلاعاتی خود تعهدات مالي بلند مدت دارند. مديران ارشد اين منابع را از راه هاي مختلف و از بخش هاي مختلف تأمين مي كنند. در     شركت­هاي موفق مديران ارشد میزان منابع مالي مورد نیاز پروزه را براساس ضوابط و توافق متقابل تعيين مي­کنند. در اين شركت­ها مديران ارشد در كل يك طرح جامع براي توسعه­ی سیستم و يك توافق كلي با ساير بخش دارند. برعكس ، در شركت هاي ناموفق ، مديران ارشد تمايلی به داشتن تعهدات مالي مدون و برنامه­ی كلي و توافق با ساير بخش ها را ندارند (دال ، 1985، صص 24-25 )

6) مشاركت كاربران در طراحی سیستم

علي رغم اين كه سيستم­هاي رایانه­یی تجاريبه طور تقریبی از سه دهه پيش وجود داشته اند ، خيلي از اين سيستم ها در مراحل توسعه و تكميل ممكن است كه جزء سيستم­های ناموفق طبقه بندي شوند(پترتیت، 1998).

     يكي ازعواملی كه معمولاً به عنوان يك عامل مهم در موفقيت سيستم اطلاعاتي تلقی مي­شود، مشاركت كاربران در طراحي و تكميل سيستم اطلاعاتي است. همان طور كه در جدول شماره 1 مشاهده می­شود، براي بررسي تأثير اين عامل بر موفقيت سيستم اطلاعاتي باید ميزان تأثير احتمالي مشاركت كاربران در طراحي سيستم و  تأثيراین مشارکت بر موفقيت سيستم اطلاعاتي بررسی شود ( 1988، تيت، ص. 92) .

 

 

 

 

كاربران سيستم

نگرش كاربر

 

تأثير سيستم

عامل فنی شامل پيچيدگي سيستم

عامل توسعه شامل منابع محدود

افرادمشارکت کننده

موفقيت سيستم

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


           مدل احتمالي افرادمشارکت کننده طراحي سيستم موفق و تكميل آن (تيت ، 1988 ، ص . 93 )

 

 

   بعضي از محققان بين انواع مشاركت كاربران تفاوت قائل شده اند . آنها انواع مشاركت را مشورتي، انتخابي و اجماع بيان كرده اند. در صورتي كه مشاركت از مشورتي تا اجماع افزايش يابد ، وجود مشاركت كاربرد مي تواند در گروههاي زير طبقه بندي شود :

1- هيچ كاربري راضي نباشد كه مشاركت كند يا به مشاركت اصلاً دعوت نشود .

2-  مشاركت نمادين : يعني مشارکت كاربر درخواست شده است اما، در عمل به آن توجه        نمي شود.

3- مشاركت از طريق مشورت :  به شیوه­ی مصاحبه يا پرسش و پاسخ انجام مي شود.

4- مشاركت با كنترل ضعيف : يعني كاربران مسئوليت خود را در هر مرحله از فرايند توسعه به پايان مي رسانند .

5- مشاركت با الزام : يك كاربر يك عضو از سيستم طراحي است و يا يك رابطه­ی تعريف شده با گروه توسعه­ی سيستم اطلاعاتي دارد.

6- مشاركت با كنترل قوي : كاربران ممكن است  به طور مستقیم در توسعه آن چه كه در سيستم براي آنان در نظر گرفته شده است،  مشارکت داده شوند ( تيت، 1988، ص . 96).

 

2. نگرش مثبت کاربران به سیستم اطلاعاتی

   نگرش كاربر به نگرش شناختي، عاطفي و رفتاري ( مؤثر) تقسيم مي شود. نگرش شناختي، به مزايا، معايب، مفيد بودن و ضرورت داشتن سيستم اطلاعاتي توجه دارد. نگرش عاطفي، نگرش با علاقه ، حداقل يا حداكثر احساس نسبت به ارتباط برقرار كردن، رضايت داشتن ، و داشتن نگراني نسبت به ابزار جديدي مانند رایانه است . نگرش رفتاري ( مؤثر ) در آينده ممكن است بوجود آيد. نگرش نسبت به خود سيستم اطلاعاتي است. آيا اين وسيله براي انتقال اطلاعات مناسب است،  یا این که كارآيي خود را از دست داده است. (تیت، 1988).

      موضوعی كه بايد به طور ضمني براي تضمین موفقيت سيستم اطلاعاتي حسابداري در نظر گرفت، اين است كه آیا جو مناسبي در سازمان وجود دارد؟ زیرا، اگر نگرش كاربران به سيستم اطلاعاتي رایانه­یی مناسب نباشد، در اين صورت احتمالاً سيستم جديد را نمي پذيرند و اين موضوع منجر به افزايش ريسك سيستم و در نهايت شكست آن مي شود. در این حالت، كاربران حتي ممكن است دست به خرابكاري سیستم بزنند و يا تأخير در طراحي و تكميل سيستم را موجب شوند. به بیان دیگر كاربران بايد به سيستم جديد احساس نياز كنند تا آن را بپذيرند. (جانگ مین چو، 1996).

     بر اساس تئوري تغييرات سازماني، جو محیط سازمانی قبل از تغيير( مانند تكميل سيستم اطلاعاتي رایانه­یی) را نبايد محدود كرد. محدود نكردن به معناي شكستن قيدها و بندهاي سيستم قديمي و حركت به سوی سيستم جديد است. بنابراين، مشاركت كاربران در طراحي سيستم يكي از راه ها براي محدود نكردن جو محیطی سازمان است. در يك سازمان زمانی كه كاربران كمترين ترس و نگراني درباره سيستم دارند، نگرش آنان براي پذيرش سيستم جديد مطلوب تر خواهد بود.

تحقيقات نشان داده است نگرش مثبت كاربر نسبت به سيستم جديد، مشارکت در طراحی سیستم و موفقيت آن را افزايش مي دهد (تيت ، 1988).

8) عامل فنی

   پيچيدگي سيستم به عنوان فقدان یک قاعده براي تفكر درباره­ي مسئله است. راه حل برطرف كردن پيچيدگي سيستم، تجزيه سيستم به سيستم هاي كوچكتر است. اما، اين سيستم هاي كوچك باید با هم در ارتباط و هماهنگ باشند و در مجموع كار سيستم بزرگتر را  انجام دهند.

   ذکر این نکته نیز ضروری است که هر چه سيستم پيچيده تر شود، درک و فهم کاربران از آن مشکل­تر و پذیرش آن سخت­تر و مشاركت آنان كمتر مي شود. این موضوع ریسک سیستم را افزایش می­دهد و در نهايت موفقيت سيستم كاهش مي يابد ( 1988، تيت)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.نتيجه­گیری

    هر چه نقش مديران ارشد، كاربران و كميته رهبری بيشتر باشد ، سیستم اطلاعاتی شركت عملكرد بهتري خواهد داشت و موفق تر خواهد بود . به بیان ديگر، بين نقش مديران ارشد، كاربران و كميته­ی راهبری و سودمندی سيستم اطلاعاتي رابطه­ی مستقيم وجود دارد.

  همچنين، هر چه نگرش كاربر مناسب تر باشد، سيستم اطلاعاتي هم موفق تر خواهد بود. از سوی دیگر، هر چه سيستم اطلاعاتی پيچيده تر باشد، عملكرد آن ضعيف تر خواهد بود و احتمال شكست سيستم بيشتر مي شود. به بیان دیگر، يك رابطه­ی معكوسی بين پيچيدگي سيستم و موفقيت سيستم اطلاعاتي وجود دارد و در نهایت، هر چه سيستم جامع تر و كامل تر باشد، رضايت كاربر بيشتر مي­شود، و هر چه رضايت كاربر بيشتر شود، موفقيت سيستم نیز بيشتر مي­شود.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

منابع انگليسي :

1 .Cheo , jong – Min . jouranal of Management   Information systems , 12 , 4 (spring 1996 ), 215 -220

2 . Dall , w, j. Avenues for top management involvement in successful . MIS development .9 . 1 (March . 1985 ) . 17-35

3 . Ives,B , and olson , MH ,and Baroudi, j . The meausurement of user attitudes toward the MIS, function . Information and management , 22,2(1992) ,77 -88 .

4 . Noland ,R .L . managing information systems by committee . Hrtarvard Bussiness Review . 60 , 4 ( july – Augujt 1982 , 72-79) .

5 . Tait , p , and Vessey , I . The effect of user involvement on system success : a contingency approach , MIS Quarterly , 12 , 1 (March 1988 ) , 91 -108 .

 

 

 

 



1ـ دانشيار گروه حسابداري دانشگاه شهيد چمران اهواز                                                              sajadi@scu.Ac.ir 

2ـ دانشجوي كارشناسي ارشد گروه حسابداري دانشگاه شهيد چمران اهواز

 


برچسب‌ها: سيستم اطلاعاتي حسابداري
[ یکشنبه نهم مرداد 1390 ] [ 19:34 ] [ محمداربابی ]
.: Weblog Themes By Weblog Skin :.
درباره وبلاگ

حسابگر وحسابرس واقعی خداوند است وبا صفت رحمت ؛بندگان مو’من را حسابرسی می کند
موضوعات وب
امکانات وب